简而言之，职务分析是对组织中各项特定职务的性质、内容、任务和责任进行分析研究和作出明确的规定；同时又对承担和完成这些工作的人员所具有的素质与能力作出明确规定，最后形成一系列职务说明书的过程。职务分析是人力资源开发与管理必不可少的环节，可以奠定企业员工甄选、工作评估、人员考核等基础，有利于企业建立、健全人力资源管理制度。

    有效的较全面的职务分析，一般来说应该包括下述两个基本方面的内容：

     一是职务描述

职务描述是要通过职务调查，在取得有关信息的基础上，对工作岗位的名称、性质、任务、程序、内外部环境和条件等内容作出比较系统的描述，并加以规范化。职务描述一般包括所设计职位的目的、职责、职称、上下级之间关系、职权等。

     二是找出任职的各项要求，即任职资格说明。

任职说明对任职人员提出生理、心理要求和其他一般要求，例如招聘“总经理秘书，25岁以下，大专以上学历，良好的中英文沟通能力，2—3年相关工作经验”，这属于任职说明中的一般要求。对不同的职位，还有不同的生理要求，包括健康状况、体力、感官灵敏度等；不同的心理要求，如观察能力、记忆能力、理解能力、数理分析能力、性格、气质、态度、合作精神等等。民营企业对人力资源有更高要求，首先是对职务分析发挥更大作用有了期望，过去仅仅是对工作岗位空缺进行的职务分析必须转移到企业的现在和未来发展战略上。

    当然，对民营企业来说，职务分析不能过于苛求，否则对引入人才不利。同时要将职务分析经常化、战略化、超前化，从而更好地发挥职务分析的基础性作用，不断增强民营企业人力资源管理的适应性。

    职务分析的运作过程

    职务分析是一项技术性很强的工作，既需要周密的准备，还需要具有与组织人事管理活动相匹配的科学操作程序。

    第一，准备阶段。

    ——明确职务分析的目的。职务分析的目的不同，具体的信息收集内容及其组合也不同。因此，进行职务分析首先要明确目的，做到有的放矢。

    ——建立职务分析小组。小组成员通常由分析专家组成，他们是具有分析专长，并对组织内各项职务有明确概念的人员。一旦小组成员确定之后，即赋予其进行分析活动的权限，以保证分析工作的协调和顺利进行。

    ——明确分析对象。为保证分析结果的正确性，应该选择有代表性、典型性的职务，如果在次要、无代表意义的职务上纠缠不清，必然浪费大量财力、物力和时间。

    ——建立良好的工作关系。为了搞好职务分析，还应该做好员工的心理准备工作，建立起友好的合作关系。

    第二，信息收集阶段

职务分析的大量活动是收集相关信息，这些信息是后两个阶段工作的依据，应全面、客观、准确。

    ——选择正确的信息来源。信息的收集是多方面